Gestionar de manera integral els expedients sancionadors en matèria de trànsit utilitzant les noves tecnologies de la comunicació i la informació amb l'objectiu d'agilitzar el procés i de disminuir-ne els costos.

El repte de futur és obrir l’aplicació als interessats, permetent que es puguin consultar els expedients a temps real, així com presentar al·legacions i recursos a través del registre telemàtic amb els formularis electrònics facilitats per BASE-Gestió d’Ingressos.

Aquest sistema no només ha permès accelerar els terminis de les gestions de multes, sinó també rebaixar-ne els costos de manera considerable. S’estan gestionant 20.000 expedients/any per persona assignada al departament.

Les principals dificultats han estat, d'una banda, aconseguir la implicació d'altres organismes i administracions (Dirección General de Tráfico, CATCERT, entitats financeres, correus, etc.), de les empreses que gestionen les zones blaves i, de l'altra, establir diàleg amb els municipis per ajustar l'aplicació a les seves necessitats.

Ha estat un repte evidenciar la necessitat del nou procés de gestió de les multes i de la signatura electrònica (fins ara els polítics signaven les sancions; ara, ho ha de fer, per força, un ordinador i cal optimitzar-ho al màxim).

Els principals costos han estat els mitjans tècnics i humans. S'ha invertit en maquinari, programari, formació d'usuaris i compra de material (principalment PDA). S'hi han destinat 6 persones durant 2 anys per desenvolupar aquest projecte. Actualment, hi ha una oficina oberta, amb 13 persones de cara al públic i 1 tècnic a dedicació parcial com a suport).

BASE, organisme responsable de la gestió de tributs locals en l'àmbit d'actuació de la Diputació de Tarragona, va iniciar aquest projecte el 2002.

El sistema va començar a funcionar l’any 2004 a 20 municipis tarragonins. En aquests moments són més de 30 els municipis delegants.

Ja s’han gestionat més de 750.000 expedients sancionadors, entre els originats pels agents de la guàrdia urbana i els derivats de les actuacions dels vigilants de zones d’estacionament horari limitat.

Ja ha gestionat més de 70.000 sancions corresponents a les imposades pels agents de la guàrdia urbana i més de 95.000 derivades de les tasques de vigilància de les zones blaves d'aparcament.

El procés de gestió de multes s'inicia en el mateix moment en què un agent de la guàrdia urbana lliura al final del seu torn el butlletí de denúncies amb les sancions imposades durant el dia. Un empleat de l’Ajuntament serà responsable d'introduir les dades de les denúncies en el sistema  a través de l'extranet. En el cas de les zones blaves el sistema és diferent ja que utilitza un dispositiu especial que genera uns arxius electrònics que són enviats a BASE setmanalment.

Els butlletins de denúncies seran escanejats posteriorment per tal d’afegir-los a l'expedient electrònic corresponent, però la introducció de les dades en el sistema inicia ja un procés, el primer pas del qual és l'encreuament de dades amb la Dirección General de Tráfico, que servirà per validar la denúncia i detectar els possibles errors comesos a l'hora de copiar o introduir les dades sobre el vehicle (per exemple, si model i matrícula no coincideixen). En aquest cas es necessitarà una ratificació per part de la policia local, que es realitza mitjançant signatura digital.

El pas següent correspon a l'instructor de la denúncia i consisteix en l'acord per a l'inici d'actuació. Per a això es preparen en el sistema lots o paquets de denúncies per municipis. Aquest acord d'inici d'actuació ha de ser signat per l'instructor i per l'òrgan sancionador. El sistema de workflow permet que el primer pugui signar digitalment tots els expedients amb un sol clic i que el segon pugui fer el mateix un minut més tard quan n’aparegui la possibilitat a la seva cua de tasques.

A continuació ve la notificació de la denúncia a l'afectat, que es realitza de forma automàtica i en format electrònic en l'expedient, mentre que un servei externalitzat és l'encarregat de la seva impressió en paper i de la seva tramesa per correu postal. En cas de notificació no positiva (sense justificant de recepció), aquesta es passarà a publicar en els butlletins oficials de les províncies. Com tota la resta de documentació, aquests registres també seran escanejats i adjuntats a l'expedient electrònic.

Obert el període d'al·legacions, aquestes poden tramitar-se a través de les 23 oficines de BASE repartides per les capitals de comarca i per d’altres poblacions. Finalitzat el termini d'al·legacions, arriba la fase de resolució individual i una segona notificació. Encara existeix la possibilitat d'un recurs de reposició al qual l'òrgan sancionador haurà de respondre.

Quan s'acaben tots els terminis es passa a període executiu, amb recàrrec i pagament d'interessos, o al seu arxiu en cas que s'estimi el recurs i se li doni raó.

El sistema basa la seva eficiència en la utilització de tecnologies de signatura electrònica, workflow (gestió de fluxos de feines) i de gestió documental.

La implementació d'un sistema de workflow permet gestionar els processos per cues de feines.

Amb la utilització de les imatges digitalitzades, la signatura electrònica i el sistema de workflow s'aconsegueix fer desaparèixer el paper de tot el procés, amb la creació d’expedients electrònics als quals s'adjunta tota la documentació necessària i que estan disponibles des de qualsevol de les entitats implicades a través de l'accés a una extranet.

La utilització de l'extranet facilita l'accés des de tots els municipis i des de les diferents oficines de BASE i evita haver d'instal·lar o utilitzar cap tipus de programari especial.

L'aplicació ha hagut d'integrar diferents eines, com SICER per a la gestió telemàtica de notificacions a través de Correus, EDItran per  la comunicació del Quadern 60 amb les entitats financeres, o la infraestructura de clau pública (PKI) oferta per l'Agència Catalana de Certificació CATCert.

SICER permet rebre el resultat de les notificacions diàriament, EDItan obté la informació diària sobre els pagaments (qui ha pagat quina multa), mentre que la PKI és la infraestructura tecnològica que fa possible la utilització de la signatura digital.

Aquesta infraestructura permet que en tots els passos dels processos de gestió les multes en els quals sigui necessària una signatura, sigui per part de l'instructor del procediment, de l'organisme sancionador, del secretari, o de l'agent municipal, la signatura digital pugui tenir la mateixa validesa legal que la manuscrita.

El sistema de tramitació de multes de BASE experimentarà, aviat, una millora important amb la introducció de dispositius PDA que seran utilitzats pels agents urbans per introduir, en el mateix lloc de la infracció, les dades sobre la sanció i per realitzar, si cal, una fotografia de la infracció per adjuntar a l'expedient electrònic.

La introducció d'aquests dispositius vindrà acompanyada de la utilització d'una impressora connectada via Bluetooth per poder afegir a la multa una carta de pagament "in situ".