Bones pràctiques
Implantació d'un programa de gestió/tramitació d'expedients
Identificació
| Nom | Implantació d'un programa de gestió/tramitació d'expedients |
| Descripció curta | Anàlisi, disseny i parametrització de procediments (Fase IV) |
| Web | http://www.santfeliu.cat |
Tipologia
| Tipus |
|
||||||||||||
| Àmbit administratiu | Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat | ||||||||||||
| Dimensió municipi | Municipi d'entre 20.000 i 50.000 habitants | ||||||||||||
| Àrees Implicades |
|
Valor
| Repte |
- Analitzar, establir i optimitzar els circuits dels diferents expedients administratius. - Millorar el control i la gestió de la tramitació dels expedients administratius. - Integrar la tramitació de decrets, acords i actes en el sistema de gestió corporatiu SDE (seguiment d'expedients). - Millorar l'accés i la disponibilitat en línia de les diferents fases del procés. - Optimitzar temps i recursos de tramitació. - Incorporar nivells de control en el seguiment de la tramitació. - Normalitzar els canals de captació i distribució de la informació. - Aprofitar les oportunitats que aporta la tecnologia en matèria de certificació digital i signatura electrònica per minimitzar la generació de paper. |
| Beneficis |
Millora de la qualitat en el servei d'atenció a la ciutadana i a la gestió interna de l'Ajuntament de Sant Feliu. |
| Dificultats i costos |
El temps destinat a l’elaboració de cada expedient varia en funció de si es tracta d’expedients complexos amb gran quantitat de fases de tramitació, que requereixen de mitja unes 100 hores de treball, o bé expedients de format més reduït, la mitja dels quals és d’unes 50 hores de treball. |
| Detalls de la solució |
L'estratègia de modernització de l'Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat s'emmarca en tres àmbits: - La reenginyeria de processos. - La gestió del coneixement. - L'administració electrònica. La implantació de l'SDE s'inclou en el marc de la reenginyeria de processos. La metodologia establerta ha estat sempre la d'establir grups de treball amb les persones implicades en cada una de les fases, per tal d'aprofitar el seu coneixement, la seva experiència i les seves aportacions. Les tasques d'aquests grups de treball han estat: - Prioritzar i analitzar els procediments. - Dissenyar i millorar els circuits. - Càrrega de dades al motor workflow de l'SDE. - Generar documentació i plantilles. - Formar i implantar. - Explotar, fer seguiment i proposar millores. Ara per ara, l'estat d'execució d'aquest projectes és el següent: - 361 tipus d'expedients inventariats i parametritzats. - 102 expedients desenvolupats. |
Informació tècnica
| Recursos utilitzats |
|
|||
| Recursos tecnològics | ||||
| Recursos vinculats |
Crèdits
| Altres administracions on s'ha aplicat |
|
|
| Acreditacions |
Ampliació informació
| Nom persona contacte | Ascen Moro | ||
| Telèfon | 93 685 80 00 | ||
| Correu electrònic | moroca@santfeliu.cat | ||
| Càrrec | Responsable d'Organització de l'Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat | ||
| Nom persona contacte 2 | |||
| Telèfon | |||
| Correu electrònic | |||
| Càrrec | |||
| Projectes - Marc referència |
|
||
| Proveïdors |